En juin dernier, le service « conseil en organisation » du centre de gestion de Loire Atlantique a été missionné pour réaliser un audit et un accompagnement dans l’organisation du service administratif de la mairie.
L’année 2017 a présenté différentes opportunités pour réinterroger l’organisation du service :
- Le départ en mutation de Brigitte Guillet, en charge de l’accueil à temps non complet (50%),
- Des départs prévisibles en retraite dans les 5 ans à venir,
- L’arrivée d’Elodie Biton comme Directrice Générale des Services en avril 2017 et le développement d’une nouvelle culture managériale.
Ce choix d’accompagnement est motivé par les dysfonctionnements rencontrés depuis près de 7 ans au niveau de l’accueil de la mairie, mais également par la volonté de réinterroger les pratiques et l’organisation du service.
Après avoir réalisé des entretiens individuels avec les cinq agents du service administratif, le centre de gestion a produit un audit finalisé dans lequel il ressortait notamment que les effectifs étaient inférieurs à d’autres communes de même taille, et que les horaires d’ouverture physique et téléphonique permettaient peu de temps de repli pour les agents.
Dans ce cadre, agents et élus ont travaillé ensemble à l’élaboration de la nouvelle organisation qui se traduit notamment par :
- La modification des horaires d’accueil physique et téléphonique pour laisser aux agents des temps de repli.
- Des temps de travail isolés pour travailler sur des dossiers de fond notamment pour les deux agents en charge de l’accueil
- La mise en place des binômes pour assurer une continuité minimum des missions en cas d’absence ou de surcharge de travail.
- Des postes plus équilibrés avec des missions de fond et ponctuelles.
- Le travail en collaboration avec un élu référent par domaine d’activité.
- Le développement et le dynamisme de la communication.
- La nomination d’un référent en charge de la vie associative et culturelle.
- L’augmentation du temps de travail de 0,3 ETP (Equivalent Taux Plein) au niveau du service administratif.
Cette nouvelle organisation traduit la volonté des élus, de la directrice générale des services d’améliorer les conditions de travail des agents, mais également de mettre plus de moyens humains sur certains domaines d’activité notamment sur la communication, sur la vie locale et culturelle. Quelques exemples de projets souhaités par les élus : création d’une page facebook, mise en place d’animations culturelles, accompagnement des actions menées par les associations…
En 2018, les nouveaux horaires d’ouverture seront les suivants :
Du lundi au vendredi : 8h45-12h15 / 15h-17h
Samedi matin : 8h45-12h15
Fermeture l’après-midi le mardi et le jeudi.
Horaires exceptionnels entre le 14 juillet et le 15 août : du lundi au vendredi : 8h45-12h15
Ces changements permettront de poursuivre et d’améliorer le service à la population.
Frédéric Launay, Nathalie Faucond en collaboration avec Elodie Biton
